Υποχρεούνται να δηλώνουν Φορολογικές Ταμειακές Μηχανές όλοι οι επαγγελματίες που γίνονται κάτοχοι ή χρήστες ΦΤΜ. Η δήλωση πρέπει να γίνει μέσα σε 15 μέρες από την απόκτηση της μηχανής στο τμήμα ΚΒΣ της ΔΟΥ. Στο ίδιο χρονικό διάστημα των 15 ημερών πρέπει να δηλώνεται κάθε μεταβολή ή παύση λειτουργίας της ΦΤΜ (π. χ. πλήρωση μνήμης, αγορά νέας μηχανής κ.λπ.)
Τα δικαιολογητικά που χρειάζονται για τη θεώρηση είναι :
- υπεύθυνη δήλωση του Ν. 1599/86 η οποία πρωτοκολλείται στο αντίστοιχο τμήμα πρωτοκόλλου της ΔΟΥ
- έντυπο “Δήλωση έναρξη-μεταβολής-παύσης λειτουργίας ΦΤΜ” (έντυπο Β2/TAXIS)
- βιβλιάριο συντήρησης ΦΤΜ και συστημάτων της συγκεκριμένης ΦΤΜ, το οποίο θεωρείται όταν αφορά καινούργιες Φ.Τ.Μ.
Ειδικές περιπτώσεις :
- όταν πρόκειται να δηλωθεί αγορά ΦΤΜ προσκομίζεται το παραστατικό που εκδόθηκε από τον προμηθευτή (τιμολόγιο, τιμολόγιο-δ. αποστολής κ.λπ.) καθώς και μια απόδειξη της ΦΤΜ με συμβολικό ποσό.
- εφόσον ο κάτοχος δηλώνει αυτοπαράδοση ή παύση λειτουργίας λόγω πλήρωσης της μνήμης πρέπει επιπλέον να προσκομιστεί φωτοαντίγραφο του τελευταίου εκδοθέντος ημερήσιου δελτίου “Ζ” (ΝΟΜΙΜΗ ΑΠΟΔΕΙΞΗ) και να επιδειχθεί το πρωτότυπο καθώς και στο βιβλιάριο συντήρησης να έχουν καταχωρηθεί τα αθροιστικά-προοδευτικά σύνολα (ποσά) των εσόδων (τζίρου) και συντελεστών με Φ.Π.Α. που απεικονίζονται στην εκτύπωση του τελευταίου εκδοθέντος “Ζ” καθώς και τον αύξοντα αριθμό του “Ζ”.
Σε περίπτωση που το πρόγραμμα της Φ.Τ.Μ. δεν παρέχει την δυνατότητα εκτύπωσης στο “Ζ” των αθροιστικών-προοδευτικών συνόλων (π.χ. φορολογικές ταμειακές μηχανές παλαιών προδιαγραφών) τότε αντί του τελευταίου “Ζ” τα σύνολα αυτά αντλούνται από την ανάγνωση δεδομένων φορολογικής μνήμης των τριών (3) τελευταίων ημερών (ΠΑΡΑΝΟΜΗ ΑΠΟΔΕΙΞΗ) η οποία και κατατίθεται.
Όταν δηλώνεται παύση της ΦΤΜ λόγω βλάβης και δεν μπορεί να γίνει ανάγνωση της φορολογικής μνήμης της, κατατίθενται επιπλέον η σχετική “τεχνική αναφορά του κατασκευαστή-εισαγωγέα περί αδυναμίας ανάγνωσης της φορολογικής μνήμης της Φ.Τ.Μ.” καθώς και η κατάσταση περιεχομένου των “Ζ” εις διπλούν με τα εξής στοιχεία:
- για τα τρία τελευταία έτη λειτουργίας της ΦΤΜ, ο αύξων αριθμός και η ημερομηνία του “Ζ” που εκδόθηκε την τελευταία ημέρα κάθε ημερολογιακού εξαμήνου (30/6 ή 31/12) με το ενταμιευθέν ποσό τζίρου όπως εμφανίζεται σ’ αυτό καθώς και τα ποσά Φ.Π.Α. κατά συντελεστή.
- για το πέραν της τριετίας διάστημα, τα ενταμιευθέντα ποσά που προέκυπταν στο τέλος της διαχειριστικής περιόδου.